Obbligo di iscrivere il domicilio digitale degli amministratori e liquidatori delle società

A decorrere dal 1° gennaio 2025, l'obbligo di comunicare al registro delle imprese il domicilio digitale / indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) – già previsto per le società e per le imprese individuali – è esteso anche agli amministratori delle società.
L’art. 5 comma 1, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 (conv. dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221) stabilisce infatti, in seguito alla modifica introdotta dall'1 c. 860 della Legge 207/2024 (legge di Bilancio 2025) quanto segue (in neretto la modifica introdotta)
“L'obbligo di cui all'articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, come modificato dall'articolo 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 aprile 2012, n. 35, è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria”.
L‘obbligo riguarda pertanto gli amministratori e i liquidatori delle seguenti società:

• società di capitali
• società cooperative
• società consortili
• società di persone

Sono esonerate le società di mutuo soccorso e le società semplici che non svolgano attività d'impresa (es. società semplici che svolgono attività di revisione contabile).
Non sono tenuti all'adempimento i soggetti che amministrano attività imprenditoriali svolte con una diversa forma giuridica (es. gli amministratori di consorzi, di contratti di rete, di GEIE, di associazioni, di fondazioni, di enti pubblici economici, di aziende speciali ex TUEL e di persone giuridiche private (PGP) nonché i preposti di sede secondaria di società estera, in quanto non sono qualificabili come amministratori della stessa.
Qualora i soggetti esonerati presentino una pratica di sola comunicazione PEC dall'amministratore, la pratica dovrà scontare 30 euro di diritto e l'imposta di bollo, in quanto variazione dei dati del domicilio.
Il domicilio digitale dell'amministratore, comunicato con la domanda di iscrizione presentata al registro delle imprese, può coincidere con il domicilio digitale della società (conformemente all'orientamento espresso da Unioncamere). Non può essere un indirizzo PEC di altra società o comunque iscritto e riferito ad altro amministratore.
Nel caso di amministratore-persona giuridica, va comunicato il domicilio digitale della persona giuridica-amministratore. La pratica deve essere firmata digitalmente dal ‘designato’ dalla persona giuridica-amministratore o dall’amministratore della persona giuridica-amministratore (o dal commercialista incaricato).
La mera comunicazione del domicilio digitale dell’amministratore (o del socio-amministratore di società di persone) è esente dall’imposta di bollo e dal diritto di segreteria.
L’esenzione dell’imposta di bollo e del diritto di segreteria è valida anche in caso di richiesta da parte del sistema dell’aggiornamento del codice di avviamento postale (CAP) all’interno del riquadro del domicilio.

La legge non prevede un termine espresso per tale adempimento.
 

Iscrizione della sola comunicazione del domicilio digitale

Il soggetto obbligato a comunicare il proprio domicilio digitale è l’amministratore/liquidatore, in quanto trattasi di adempimento personale. La domanda di iscrizione del domicilio digitale può essere presentata e firmata digitalmente – oltre che dall’amministratore stesso – anche dal commercialista che dichiari di aver ricevuto incarico dall’amministratore interessato. La pratica può essere presentata e firmata digitalmente anche dal notaio, che si presume, in quanto notaio istante, che abbia ricevuto incarico dal singolo amministratore.
Resta infine confermato che gli altri intermediari (es. associazioni di categoria, agenzie di disbrigo pratiche) possono trasmettere la pratica; in questo caso alla firma digitale dell’amministratore si aggiunge la firma digitale del soggetto intermediario.
In caso di cda o di pluralità di amministratori non è possibile che un amministratore comunichi, oltre al proprio, anche il domicilio digitale degli altri amministratori: l’adempimento è personale. Ogni amministratore deve comunicare il proprio domicilio digitale.
Per favorire in questo caso l’adempimento e l’acquisizione delle firme digitali di ogni amministratore, è possibile che uno solo di essi firmi digitalmente la domanda di iscrizione al registro delle imprese (in qualità di dichiarante) e che ognuno degli altri amministratori compili e sottoscriva digitalmente l’apposito modello MO-DA15, da allegare poi alla domanda di iscrizione.
E’ comunque consentito, in alternativa, che tutti gli amministratori conferiscano incarico a un commercialista (o ad un notaio) affinché questi provveda in nome e per conto loro.

Per predisporre la pratica è disponibile l'ambiente di compilazione DIRE o, in alternativa, una delle altre soluzioni di mercato aggiornate con la modulistica ministeriale per le istanze da inviare al Registro Imprese.

Il domicilio digitale degli amministratori è ora una componente formale necessaria per la corretta iscrizione degli amministratori nel registro delle imprese. 
La domanda di iscrizione relativa alla nomina, variazione, conferma di amministratori/liquidatori delle società di capitali nonché la nomina, variazione degli amministratori/liquidatori delle società di persone, carente dell’indicazione del domicilio digitale di questi ultimi, comporta pertanto la sospensione del procedimento iscrittivo e, in caso di mancata regolarizzazione, il rifiuto di iscrizione ai sensi dell’art. 11 c. 6 lett. b) del DPR 581/95, secondo il quale l’Ufficio, prima dell'iscrizione, accerta la regolare compilazione del modello di domanda.
Allo stesso modo, il domicilio digitale degli amministratori deve essere comunicato nella domanda di prima iscrizione delle società sopra ricordate: anche in tal caso l'omessa indicazione comporta la sospensione del procedimento iscrittivo e, in caso di mancata regolarizzazione, l'eventuale rifiuto ai sensi dell'art. 13 c. 4 lett. b) del DPR 581/95.

Sono disponibili slide informative con le indicazioni per la compilazione delle pratiche di comunicazione del domicilio digitale. L’ Ente si riserva in qualsiasi momento di correggere, modificare o eliminare in tutto o in parte i contenuti pubblicati, in funzione di eventuali aggiornamenti che potranno intervenire dal ministero competente. Tutti i diritti sono riservati.