Acquirente italiano
Il certificato di origine è un documento pensato per l'esportazione, tuttavia quando le esigenze commerciali lo necessitano è possibile richiederlo anche nel caso in cui l'acquirente sia un'impresa italiana. Il nominativo dell'azienda italiana non potrà mai comparire: nella casella 2 "destinatario" si dovrà inserire solo "to the order" seguito dalla destinazione estera.

Nel caso in cui la destinazione estera non sia nota al richiedente e questa non risulti da documenti accompagnatori (fattura, documento di trasporto etc.), oppure venga presentata una fattura di vendita fra due soggetti nazionali (anche imponibile iva), è necessario allegare una dichiarazione del richiedente in cui si attesti che le merci saranno oggetto di futura esportazione.
 

Annullamento o sostituzione di un certificato di origine già rilasciato
Per richiedere l'annullamento di un certificato di origine, l'impresa richiedente deve far consegnare alla Camera (anche tramite corriere) il certificato originale da annullare, insieme a eventuali copie e documenti vistati rilasciati con l'originale.

Dopo la consegna, l'impresa dovrà inviare una nuova pratica di richiesta di certificato, allegando:

  • scansione del CO emesso;
  • dichiarazione di annullamento motivata, con l'indicazione della data in cui è stato restituito l'originale.

Tale prassi deve essere ritenuta un'eccezione in quanto le informazioni contenute nel certificato di origine devono essere già note e corrette nel momento della richiesta.
 

Certificato di origine a posteriori (merce già presso il cliente estero)
Se la merce è presso il cliente estero da più di un mese, il certificato di origine deve essere considerato a "posteriori".
Lo speditore deve inserire nel campo 5) del certificato la menzione "rilasciato a posteriori".
In questo caso è necessario allegare una dichiarazione, ai sensi dell'art. 47 del D.P.R. 445/2000 in cui:

  • si spieghino i motivi per cui è stato richiesto un certificato di origine a spedizione conclusa da più di un mese;
  • si dichiari di non aver precedentemente richiesto altro certificato di origine per quella stessa fattura di export.

Se la merce è già a destinazione da più di tre mesi allegare anche la bolla doganale in uscita dall'Italia.
 

Certificato di origine proforma
Viene rilasciato a fronte di fatture proforma e può servire a titolo di esempio:

  • per aprire una lettera di credito in alcuni paesi;
  • come strumento di conoscenza delle condizioni di vendita applicate al cliente estero;
  • per spedire merce in sostituzione di altra già spedita in precedenza ma risultata poi difettosa (merce in garanzia);
  • per merci in esportazione temporanea (solitamente per Paesi non aderenti alla convenzione ATA).

Occorre indicarne i motivi o nella fattura stessa o con dichiarazione a parte su carta intestata firmata dal legale rappresentante. Nella casella 5 "Osservazioni" deve essere inserita la dicitura "certificato proforma".

Se il richiedente dovesse vendere tutta o parte della merce esportata in temporanea, deve emettere regolare fattura definitiva e richiedere, a fronte di quest'ultima, il certificato di origine definitivo.

Nel caso in cui è già noto che si tratta di esportazione definitiva (es. campioni gratuiti, merce in garanzia), se il richiedente allega una dichiarazione che le merci non verranno reimportate, è possibile emettere già un certificato di origine definitivo.

Nel caso in cui il certificato sia richiesto per concludere un accordo commerciale o per la partecipazione a gare internazionali il certificato di origine deve sempre essere emesso come "proforma".
 

Cliente comunitario
L’utilizzo del certificato di origine è limitato ai rapporti tra Unione europea e Paesi extracomunitari. Nel caso di richiesta di rilascio di un certificato destinato ad un Paese membro, è necessario quindi produrre la richiesta da parte del cliente comunitario. Solo nel caso di comprovate esigenze commerciali, il certificato di origine può essere rilasciato.
 

Cliente comunitario e destinazione finale extracomunitaria
Se la merce è venduta ad un operatore comunitario e, su incarico di quest'ultimo, spedita ad altro operatore extracomunitario, nella casella 2 è possibile indicare entrambi gli operatori specificando come "buyer" l'operatore comunitario e come "final destination" il destinatario extracomunitario. In alternativa, è possibile indicare il solo operatore extracomunitario. Se per esigenze commerciali (es.: richieste del cliente, lettera di credito, ecc.) non è possibile indicare i dati completi del destinatario, è possibile inserire, dopo i dati del buyer, la sola dicitura "per successiva esportazione". 
 

Kit
Per essere definito tale, il kit deve essere:

  • composto da almeno due oggetti distinti;
  • costituito da prodotti o articoli presentati insieme per la soddisfazione di uno specifico bisogno o per lo svolgimento di una determinata attività;
  • condizionato in modo idoneo alla vendita diretta agli utenti senza ricondizionamento.

Il richiedente può certificare i singoli pezzi con le proprie origini distinte, allegando le prove di origine per ogni elemento presente nel kit, oppure considerare il kit come unico articolo. In quest'ultimo caso dovrà allegare il presente atto notorio e la prova di origine del pezzo di maggior valore e indicare nella fattura di export e nel campo 6 (del certificato di origine) la voce "kit/set per..." eventualmente seguita da "composto da...", elencando i singoli articoli contenuti.
 

Merci usate
Nel caso sia trascorso molto tempo tra la data di produzione o importazione e quella di esportazione, è difficile provare l'origine delle merci in quanto, in genere, non sono più disponibili i documenti che ne dimostrino l'origine.

Secondo quanto stabilito nella GUCE n. 141 dell'8/5/1997, possono essere elementi probanti dell'origine:

  • le dichiarazioni del fabbricante o altro operatore commerciale;
  • pareri di esperti;
  • etichette apposte sulle merci stesse;
  • libretti di istruzione per l'uso.
     

Pezzi di ricambio essenziali spediti successivamente 
I pezzi di ricambio essenziali sono quelli che contemporaneamente costituiscono elementi in mancanza dei quali non può essere assicurato il buon funzionamento delle merci precedentemente esportate, sono caratteristici di tali merci e sono destinati alla manutenzione e alla sostituzione di pezzi della stessa specie danneggiati (Sezione n. 2 Regolamento CEE n. 2454/ 1993).

Se questi viaggiano insieme al bene principale ne acquistano l'origine. Se invece vengono inviati successivamente, mantengono le origini proprie e non vengono più considerati elementi appartenenti al bene principale.

Per accertare che i pezzi di ricambio siano effettivamente "essenziali", le autorità competenti possono richiedere ulteriore documentazione e in particolare:

  • fattura o copia della fattura relativa alla merce precedentemente esportata;
  • contratto o copia del contratto;
  • ogni altro documento da cui risulti che la consegna dei pezzi di ricambio avviene nel quadro della normale manutenzione.

Il richiedente deve presentare una dichiarazione a parte con i dati relativi al certificato di origine del prodotto precedentemente esportato (autorità che lo ha rilasciato, numero e data dello stesso).

Nella casella 6 del formulario può essere indicato che si tratta di pezzi di ricambio essenziali aggiungendo l'indicazione precisa della merce già esportata.
 

Procedura per conto
L'impresa che fattura verso un paese terzo può delegare un altro soggetto a chiedere, per proprio conto, il certificato di origine allegando una delega formalizzata su carta intestata dall'impresa. 

In questo caso, nella casella 1 del formulario deve essere menzionato il nominativo del delegato che provvede alla spedizione, con la dicitura "per conto", seguita dal nominativo di chi emette la fattura di vendita all'estero. Nel caso in cui per riservatezza commerciale il delegante non voglia produrre la fattura di vendita al delegato, deve comunque fornirgli un facsimile senza prezzi, riportante elenco merci nel dettaglio, numero e data della fattura di riferimento.

Se si tratta di operazioni abituali per conto dello stesso soggetto può essere depositata un'unica delega con validità annuale.

Il richiedente deve allegare:

  • delega all'operazione in favore dell'operatore italiano che gestisce la fattura estera;
  • dichiarazione su carta intestata, sottoscritta dal legale rappresentante, riportante le motivazioni per le quali viene effettuata la spedizione "per conto" dell'operatore extracomunitario;
  • fattura di acquisto della merce in Italia che può essere emessa sia da un produttore italiano, sia da un commerciante extracomunitario (compilare di conseguenza la casella 3).

Un'impresa non comunitaria può utilizzare la procedura "per conto" solo se a richiederla è:

  • il suo rappresentante in Italia;
  • lo spedizioniere italiano dell'impresa estera;
  • la sede italiana per conto della sede estera della stessa multinazionale.
     

Rappresentante fiscale
Le imprese senza una stabile organizzazione in Italia per l'espletamento delle operazioni relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate nel nostro paese, possono nominare un rappresentante fiscale che può richiedere il rilascio del certificato di origine per conto dell'impresa.

Per la compilazione della richiesta occorre:

  • inserire nella casella 1 "speditore" il nome dell'impresa seguita dalla dicitura "rappresentata fiscalmente da - nome del rappresentante fiscale - ";
  • presentare il talloncino di nomina rilasciato dall'Agenzia delle Entrate, dal quale si evincano:
    - azienda rappresentata fiscalmente,
    - nome e partita IVA del rappresentante fiscale;
  • allegare una delega per la richiesta del certificato di origine, su carta intestata dell'azienda rappresentata (la delega può avere durata massima di un anno);
  • allegare le fatture di acquisto in Italia e la fattura di vendita all'estero, nelle quali devono essere indicati sia l'intestazione dell'impresa rappresentata seguita dalla dicitura "rappresentata fiscalmente da", sia il numero di partita IVA del rappresentante fiscale.

Non è possibile rilasciare ai rappresentanti fiscali il certificato di origine per merce in transito o in deposito doganale.
 

Smarrimento del certificato di origine e richiesta del duplicato
In caso di smarrimento del certificato di origine può essere richiesto un duplicato a condizione che il richiedente fornisca copia della denuncia di smarrimento presentata alle Autorità di Polizia.

In materia di certificazione di origine non è ammessa la dichiarazione sostitutiva (art 49 D.P.R. 445/2000).
Il richiedente in tal caso utilizzerà un nuovo formulario di certificato d'origine sul quale verrà apposta, nella casella 8, la dicitura "duplicato del certificato d'origine n. ...... rilasciato in data .....".

Non è ammesso il duplicato se viene richiesto sei mesi dopo il rilascio del certificato smarrito.
 

Spedizioniere
Il certificato di origine può essere richiesto anche da uno spedizioniere per conto dell'azienda esportatrice. In questo caso dovrà essere allegata la delega allo spedizioniere che dovrà richiedere il certificato di origine e firmare le fatture di esportazione.
Nella casella 1 "speditore" avremo la denominazione dello spedizioniere seguita dalla frase "per conto" e poi il nome dell'azienda esportatrice.
La richiesta del certificato e la fattura di esportazione dovranno essere firmate dallo spedizioniere.
 

Triangolazioni commerciali
Nelle triangolazioni commerciali la merce è sul suolo italiano, è venduta ad un operatore estero e, su incarico di quest'ultimo, spedita ad altro cliente. In tale ipotesi nella casella 2 del formulario è possibile indicare:

  • solo l'intestatario della fattura (buyer);
  • entrambi gli indirizzi specificando come "buyer" il primo operatore che paga la fattura di vendita e come "final destination" il secondo cliente che riceve la merce;
  • l'indirizzo del primo operatore "buyer" e la dicitura "per ulteriore riesportazione", sostitutiva del secondo cliente;
  • la dicitura "all'ordine" seguita da "per ulteriore riesportazione";
  • solo la destinazione finale.

È necessario che entrambi gli indirizzi compaiano sempre sulla fattura di esportazione.